Politique de confidentialité

Les principes de protection et le respect de vos données personnelles 

Aromateasy est une entreprise traitant des données à caractère personnel et est donc assujettie aux dispositions du cadre juridique de la RGPD en sa qualité de responsable de traitement. Dans ce cadre, nous nous engageons à

• Ne pas transmettre de données à caractère personnel dans le cas où le destinataire est identifié comme disposant d’un niveau de protection et de sécurité insuffisant
• Rendre l’information disponible à nos clients de tout recours à des sous-traitant ou partenaires qui pourraient traiter des données à caractère personnel
• Mettre en œuvre des règles de sécurité et de protection élevées afin de fournir un haut niveau de sécurisation des données à caractère personnel
• Alerter nos clients dans les meilleurs délais en cas de violation de données ou de risque de sécurité

En tant qu’utilisateur des services de la société AROMATEASY vous pouvez modifier les données personnelles vous concernant depuis votre compte-client.

Si vous souhaitez supprimer votre compte-client, vous pouvez également réaliser cette action (attention cette action est irréversible vous perdrez l’accès à l’historique de vos commandes, vos points fidélité, vos codes promos… Mais il sera possible de créer un nouveau compte-client) depuis votre compte-client.

Il est possible d’exporter vos données personnelles depuis votre compte-client.

Pour toute autre demande d’accès, d’obtention, de rectification ou d'effacement de vos données personnelles nous vous invitons à contacter notre Service clients.

Introduction  

Cette page décrit les principes avec lesquels AROMATEASY recueille différents types de données sur ses clients. Cette page détaille les engagements concernant la politique de sécurité et de protection des données d’AROMATEASY afin de respecter, au maximum, votre vie privée.

Définitions

Afin d’éviter une interprétation imprécise voici quelques éléments de compréhension de termes utilisés :

• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable est réputée être « une personne physique identifiable », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement
• Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel (collecte, enregistrement, transmission, stockage, conservation, extraction, consultation, utilisation, interconnexion, segmentation, etc.)

Responsable du traitement des données

Tout traitement des informations personnelles communiquées à AROMATEASY est effectué sous la responsabilité de la société Naema srl, rue Collette 6, 4557 Tinlot, Belgique, TVA BE0857.017.757.

Comment recueillons-nous des données à votre sujet?

La collecte de vos données personnelles (telles que votre nom et vos coordonnées) est le plus souvent basée sur votre relation client avec nous. Elle peut également découler de toute autre relation pertinente pour nous, en respectant des critères éthiques stricts. Par exemple, nous collectons des données lorsque vous effectuez des actions sur nos services : en vous inscrivant en tant qu'utilisateur de notre site, en utilisant les services d’AROMATEASY ou en nous fournissant d’autres informations.

Lorsque vous utilisez les services AROMATEASY ou lorsque vous communiquez avec nous, par exemple en passant un appel, en créant votre compte-client ou en nous envoyant un e-mail, les données d'identification sont stockées dans nos systèmes pour la bonne gestion de nos services.

Lorsque vous visitez le site Internet d’AROMATEASY ou que vous en chargez des pages, vous nous laissez automatiquement différents types de données de navigation anonymes, telles que votre adresse IP et votre historique de navigation. Le fonctionnement de nos services, comme pour tout e-commerçant, est basé sur l'utilisation de cookies qu’il vous faudra accepter pour pouvoir naviguer sur notre site Internet correctement.

Nous sommes susceptibles d’enregistrer vos appels au Service clients afin de pouvoir analyser la discussion, si nécessaire.

Nous collectons également les données de nos clients potentiels lorsqu'ils participent à des concours, des tirages au sort ou des événements clients. Nous ne pouvons cependant pas vous envoyer des emails marketing (tels que les newsletters) sans votre accord. En cas d’erreur de notre part, vous pouvez à tout moment vous désabonner de ce type de mail. Certains mails vous sont envoyés automatiquement : rappel d’un panier en cours, cadeau anniversaire si d’application, invitation à nous rendre visite à nouveau après un certain laps de temps, etc.

Quelles données recueillons-nous?

Ces données comprennent votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance, informations de marketing direct et consentement, informations sur la personne contact de l'entreprise, nom de la société,  informations fournies par vous-même, informations de classification client, commande, livraison, accord et facturation. Nous stockons ce qui peut être connecté à vous.

Les données créées et collectées pendant la communication comprennent des informations sur les parties communicantes, l'heure de la connexion, les informations de routage, le protocole de transfert de données, le format de la connexion et les informations de localisation.

Lors de la navigation sur Internet, les «données de mesure» sont collectées à l'aide de cookies. Ces données ne peuvent pas être associées à une personne.

Les informations clients que nous collectons nous aident à personnaliser et à améliorer continuellement votre expérience d'achat sur le site Internet AROMATEASY. Nous utilisons ces informations pour traiter les commandes, livrer les produits, fournir des services, traiter les paiements et communiquer avec vous concernant vos commandes, les produits, les services et offres promotionnelles, conserver et mettre à jour nos fichiers et ainsi vos comptes chez nous, mettre à votre disposition du contenu tel que les listes d'envies et les commentaires clients et recommander des produits et services susceptibles de vous intéresser. Nous utilisons également ces informations pour améliorer notre site Internet, prévenir ou détecter les fraudes ou abus sur notre site Internet et permettre à des parties tierces de fournir des fonctions techniques, logistiques ou autres pour notre compte.

Liste des types d’informations que nous collectons :

Nous collectons et enregistrons toutes les informations que vous nous communiquez via notre site Internet ou par d'autres biais. Vous pouvez choisir de ne pas nous communiquer certaines informations, cette décision risque néanmoins de limiter l’usage de nos services. Nous utilisons les informations que vous nous communiquez, notamment afin de répondre à vos demandes, de personnaliser vos futurs achats, d'améliorer nos services et de communiquer avec vous.

Informations collectées automatiquement :

À chaque fois que vous entrez en contact avec nous, nous recevons et enregistrons certains types d'informations. Comme de nombreux autres sites Internet, nous utilisons notamment des "cookies" et obtenons certains types d'informations lorsque votre navigateur accède au site d’AROMATEASY ou à des publicités et autres contenus affichés sur d'autres sites Internet par AROMATEASY ou pour son compte.

Informations relatives aux e-mails :

Pour optimiser l'utilité et l'intérêt de nos e-mails, si votre ordinateur le permet, nous recevons fréquemment une confirmation des e-mails envoyés par AROMATEASY que vous avez ouverts. Si vous ne souhaitez pas recevoir d'e-mail de notre part, il vous suffit de nous le notifier dans votre compte ou de vous désinscrire dans le lien de désabonnement en bas de l’email reçu. Il n’est cependant pas possible de se désinscrire des emails relatifs aux infos pratiques d’une commande en cours, car ceux-ci sont nécessaires pour le bon traitement et la bonne réception de votre commande. 

Comment gérons-nous vos informations?

Veuillez noter que le personnel d’AROMATEASY, des autres sociétés du groupe et leurs sous-traitants agissent sous l'obligation du secret lorsqu'ils traitent des données vous concernant.

Nous maintenons la confidentialité des données vous concernant et veillons à ce qu'elles ne soient utilisées qu'à des fins prédéfinies.

Vos données sont traitées dans le but de produire et de livrer les services de communication et autres convenus, développer les services, facturer, vous fournir le meilleur et le plus complet des services possibles, et vous informer de nos services.

Nous utilisons également vos données pour la communication avec les clients, telles que l'envoi d'informations concernant nos services et à des fins de marketing direct.

Nous utilisons également les données pour le profilage des clients à l'aide de la facturation, des montants d'utilisation, de la durée de la relation client et des classifications externes. Nous utilisons à la fois des données d'utilisation résumées et des données spécifiques aux personnes pour créer des groupes cibles pour le marketing.

Nous traitons les données de nos clients potentiels à des fins de marketing direct.

Nous nous efforçons de nous assurer que les données du client sont à jour et correctes.

Nous supprimons les données obsolètes et inutiles lorsque cela est possible.

Nous protégeons toutes les données vous concernant par le biais de droits d'accès personnels basés sur des tâches et empêchons l'accès des tiers aux données.

Vos données ne sont JAMAIS vendues ou communiquées à des fins commerciales externes aux activités d’AROMATEASY.

Où envoyons-nous vos données?

Nous ne soumettons vos données que dans la mesure permise par la législation applicable et comme indiqué dans la description du fichier aux autorités et autres entreprises de télécommunication.

Quand nous utilisons des sous-traitants, nous signons avec eux un accord de sécurité qui couvre également l'utilisation de vos données. Nous sommes également responsables de ce genre de manipulation pour vous.

Les principes de protection des données d’AROMATEASY :

Le but de cette politique de protection des données est de décrire les principes et les pratiques que nous observons chez AROMATEASY pour assurer la protection de la vie privée, la confidentialité de la communication et la protection juridique de nos clients.

AROMATEASY met régulièrement à jour cette politique au fur et à mesure que les opérations ou services changent ou se développent. Pour cette raison, nous vous encourageons à consulter régulièrement la dernière déclaration.

Les valeurs de base importantes pour AROMATEASY comprennent l’éthique, la confidentialité des données des clients et de la communication, ainsi que la protection de la vie privée des clients dans toutes les opérations de l'entreprise. Lors de la manipulation des données personnelles de nos clients, nous suivons la législation belge, les ordres et les instructions des autorités et les bonnes pratiques de traitement des données.

AROMATEASY met en œuvre un niveau élevé de protection des données. Les données personnelles et d'identification ainsi que les données liées à l'emplacement sont collectées uniquement à des fins spécifiques prédéfinies et légales et ne sont pas traitées d'une manière incompatible avec ces objectifs.

Nous protégeons la sécurité de vos informations personnelles lors de leur transmission en utilisant le logiciel SSL (Secure Sockets Layer Software) qui crypte les informations que vous entrez avant qu'elles ne nous soient envoyées.

Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, électroniques et des procédures de sauvegarde en rapport avec la collecte, la conservation et la communication d'informations personnelles de clients. Nos procédures de sécurité peuvent nous amener à vous demander une preuve de votre identité avant de pouvoir vous communiquer vos informations personnelles.

Nous formons constamment notre personnel sur les principes du traitement des données et surveillons l'utilisation des données par des moyens appropriés.

Les principes généraux de la gestion des données clients

Le traitement des données personnelles doit toujours être justifié pour les opérations d’AROMATEASY. AROMATEASY a défini l'objectif de la collecte, de la manipulation et de la soumission des données personnelles dans la section suivante.

AROMATEASY traite uniquement les données client nécessaires à ses opérations, telles que définies dans le but d'utilisation indiqué dans la description du fichier pour le registre client. Nous nous efforçons de ne pas traiter les données incorrectes, incomplètes ou obsolètes.

Le traitement des données client est généralement basé sur une relation pertinente, des informations reçues lors de l'utilisation ou de l'enregistrement d'un service ou votre consentement. Nous pouvons également traiter vos données pour d'autres motifs, par exemple à votre demande ou lorsque la loi l'exige. Vos informations peuvent être traitées au sein d’AROMATEASY. Nous incitons nos clients à mettre régulièrement à jour leurs coordonnées.

Nous enregistrons vos conversations avec notre Service clients pour vérifier une transaction commerciale, pour répondre à vos demandes et pour surveiller et développer la qualité du service.

Veuillez noter qu'en tant que client d’AROMATEASY, vous avez le droit de vérifier quelles données vous concernant ont été stockées dans nos systèmes d'information, ou qu'il n'y a pas de données vous concernant dans notre fichier. Vous pouvez également refuser l'utilisation de vos données conformément à la législation pertinente. L'inspection peut être effectuée une fois par an sans frais. La demande d'inspection des données doit être faite avec un document signé entre AROMATEASY et vous.

Collecte, conservation, extraction et traitement des données personnelles :

Registre des données collectées directement via les services de AROMATEASY:

Formulaire de contact

• Données collectées : email et message
• Objectif poursuivi : Gestion de la relation client
• Conservation des données : Enregistrement en base de données
• Durée de conservation : 5 ans
• Accès aux données : Le Service clients d’AROMATEASY
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non

Création de compte-client

• Données collectées : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone (obligatoire pour le suivi des transporteurs), adresse e-mail, date de naissance, informations de marketing direct et consentement, informations sur la personne contact de l'entreprise, nom de la société,  informations fournies par vous-même, informations de classification client, commande, livraison, accord et facturation. Nous stockons ce qui peut être connecté à vous.
• Objectif poursuivi : Commande / Suivi commande / Adresse / Retours / Avoir / Gestion de la fidélité
• Conservation des données : Enregistrement en base de données
• Durée de conservation : Durée de vie du client / Les clients inactifs depuis 2 ans sont supprimés
• Accès aux données : La logistique (partiellement, uniquement les données liée au traitement et à l’expédition de votre commande) / Le service marketing / Le Service clients
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non

Enregistrement automatique aux emails Marketing

• Données collectées : email
• Objectif poursuivi : emails marketing
• Conservation des données : en base de données
• Durée de conservation : Durée de vie du client / Les clients inactifs depuis 2 ans sont supprimés
• Accès aux données : le service marketing d’Aromateasy
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non

En passant votre commande et donc en acceptant nos conditions générales de vente, vous donnez automatiquement votre accord pour recevoir nos courriers électroniques dans le cadre de nos activités marketing, tant que celles-ci relèvent de l’intérêt général du responsable du traitement des données. L’enregistrement à notre newsletter officielle s’effectue à part : case à cocher. Vous pouvez bien entendu à tout moment vous désinscrire de notre newsletter en cliquant sur le lien de désabonnement fourni en bas du courrier ou en contactant notre Service clients.

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant notre Service clients.

Registre des données transmises à des sous-traitants via les services d’AROMATEASY 

Shopimind

• Informations prestataire : https://www.shopimind.com/
• Localisation prestataire : France
• Objectif poursuivi : Emails marketing
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non
• Charte RGPD du prestataire : https://www.shopimind.com/rgpd/

MailJet

• Informations prestataire : https://fr.mailjet.com
• Localisation prestataire : France
• Objectif poursuivi : Emails marketing
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non
• Charte RGPD du prestataire : https://fr.mailjet.com/rgpd/

Nosto

• Informations prestataire : http://www.nosto.com/fr/
• Localisation prestataire : Finlande
• Objectif poursuivi : Emails marketing + remarketing
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non
• Charte RGPD du prestataire : http://www.nosto.com/data-privacy/

Facebook

• Informations prestataire : https://www.facebook.com/
• Localisation prestataire : Etats unis
• Objectif poursuivi : Connexion à votre compte-client sur le site via votre compte Facebook
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Oui
• Charte RGPD du prestataire : https://fr-fr.facebook.com/privacy/explanation

Google Analytics

• Informations prestataire : https://analytics.google.com/analytics
• Localisation prestataire : Etats unis
• Objectif poursuivi : Analyse trafic du site + Remarketing
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Oui
• Charte RGPD du prestataire : https://privacy.google.com/intl/fr_fr/businesses/compliance/

Google Adwords

• Informations prestataire : https://adwords.google.com
• Localisation prestataire : Etats unis
• Objectif poursuivi : Publicité + Remarketing
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Oui
• Charte RGPD du prestataire : https://privacy.google.com/intl/fr_fr/businesses/compliance

BPost

• Informations prestataire : http://www.bpost.be
• Localisation prestataire : Belgique
• Objectif poursuivi : Livraison de vos commandes en Belgique et dans le monde
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non

Colissimo 

• Charte RGPD du prestataire : https://www.laposte.fr/donnees-personnelles-et-cookies
• Informations prestataire : https://www.laposte.fr/colissimo
• Localisation prestataire : France
• Objectif poursuivi : Livraison de vos commandes en France et dans le monde
• Les données sont-elles stockées ou traitées hors UE : Non

Envoi et partage des données

AROMATEASY ne peut soumettre vos données à des tiers que conformément à la législation en vigueur. Nous soumettons des informations sur demande aux autorités, par exemple la police et les autorités de sécurité, ainsi que d'autres autorités pour les motifs spécifiés par la législation.

Les informations relatives à nos clients représentent une part importante de notre activité et notre métier n'est pas d'en faire le commerce. Nous partageons ces informations uniquement dans les cas précédemment exprimés et pour les finalités décrites dans cette politique de confidentialité avec AROMATEASY contrôle et qui sont, soit soumises à cette politique de confidentialité, soit appliquent des règles au moins aussi protectrices que celles décrites dans cette politique de confidentialité.

En outre, nous pouvons soumettre vos données à des sous-traitants, auquel cas nous veillerons à ce que la confidentialité des données soit maintenue, et nous serons également responsables de la gestion des données dans ce cas. Si nous traitons vos données en dehors de la région EU, nous protégerons vos données en nous assurant que le sous-traitant garantit le traitement approprié des données.

Traitement des données d'identification et de localisation liées à la communication électronique

AROMATEASY traite toutes les données et tous les messages créés pendant la communication comme confidentiels. Notre personnel est tenu par une obligation de secret et une interdiction d'utiliser des messages ou d'autres informations confidentielles. Lorsque la communication se fait via un réseau, elle laisse toujours une trace. Ces traces de réseau sont appelées données d'identification si elles peuvent être connectées à une personne. Des traces de réseau sont créées, par exemple, lors d'appels téléphoniques, d'envoi de messages électroniques et SMS et de navigation sur Internet, et peuvent contenir des informations sur les correspondants, la route de connexion ou le routage, le protocole de transfert de données utilisé, l'événement et les terminaux utilisés ou leur emplacement.

AROMATEASY gère les informations d'identification et de localisation de la communication conformément à la loi en vigueur aux fins, par exemple, de la mise en œuvre et de l'utilisation des services, de la facturation et du développement technique et de nos activités marketing. Les données peuvent également être utilisées pour la facturation d'autres fournisseurs de services dans la mesure où cela est nécessaire.

AROMATEASY peut également gérer les données d'identification en cas d'utilisation abusive, de violation de la sécurité des données et de réparation de panne.

Dans toutes les situations ci-dessus, nous ne traitons les données d'identification et de localisation que dans la mesure où cela est nécessaire pour accomplir une certaine tâche spécifique.

Utilisation des données de localisation

Une méthode de localisation réelle où une autre personne peut suivre où se trouve une autre personne nécessite le consentement de la personne à être localisée. Le client peut ne pas être localisé du tout s’il refuse les services de géolocalisation.

Si nous soumettons des informations de localisation aux fournisseurs de services de localisation, nous nous assurons par des moyens appropriés qu'il y a un consentement de la personne à localiser.

Personnes autorisées à gérer les données d'identification et de localisation

Seules des personnes spécifiques chez AROMATEASY dont le travail nécessite l'accès à des données d'identification et de localisation, peuvent traiter ces données.

En pratique, l'autorisation est uniquement accordée aux personnes effectuant des tâches liées à la facturation, à la maintenance ou au développement de réseaux ou de services de communication, à la prévention et à l'investigation des abus, au Service clients et au marketing. Les personnes ayant le droit de manipuler les données ne peuvent les gérer que dans la mesure requise pour effectuer des tâches individuelles.

Durée du traitement des données d'identification et de localisation et stockage des données

Nous traitons les données d'identification et de localisation aussi longtemps que nécessaire à des fins de facturation, de développement technique, de réparation de pannes, de marketing, d'enquête sur une mauvaise utilisation ou de sécurité des données. Cependant, la manipulation n'a lieu que dans la mesure requise par les actions et sans compromettre indûment la confidentialité d'un message et la protection de la vie privée.

Nous stockons les données requises de la facturation pendant au moins un an à compter de la date d'échéance de la facture et pour une période n'excédant pas trois ans à compter de la date d'échéance de la facture, sauf nécessité de conserver les données pour une période plus longue. Sinon, les données sont stockées dans la mesure permise et requise par la législation pertinente.

Suivi des visites sur notre boutique en ligne

Nous collectons également des données concernant les visites de sites Web. Ces données comprennent l'adresse IP et le nom DNS correspondant, l'organisation qui a enregistré l'adresse IP, le nom et l'adresse de la page visitée, l'heure de chargement de la page et le type de navigateur.

Veuillez noter que l'adresse IP est une identification requise pour le fonctionnement d'Internet, utilisée pour diriger les messages transmis sur Internet vers les endroits appropriés. En règle générale, l'adresse IP n'est pas connectée à la personne qui utilise l'ordinateur, mais elle peut être connectée à l'organisation qui a enregistré l'adresse IP. La connexion d'adresse IP peut être établie à la demande des autorités.

Gestion des cookies

En tant que client d’AROMATEASY, vous pouvez consulter notre site de manière anonyme. Cependant, comme la majeure partie des sites Web, nous utilisons la technologie des cookies. Lorsque vous affichez notre site web, le cookie définit un numéro aléatoire pour le navigateur qui n'indique pas son identité. Les cookies aident AROMATEASY à déterminer quelles sont les sections les plus populaires de ses sites Web, où vont les visiteurs et combien de temps ils y restent. Les données sont utilisées pour mettre en œuvre et développer des services et cibler des publicités sur les sites Web.

Vous pouvez empêcher le stockage du cookie en modifiant les paramètres de votre navigateur. Dans certains cas, la prévention peut ralentir ou rendre impossible la navigation sur les pages ou le site Web.

Sécurité des données

Nous assurons la sécurité des données de nos services en utilisant des méthodes proportionnées à la gravité et à la sophistication des menaces ainsi qu'au coût.

AROMATEASY prend soin d'effectuer des actions visant à prévenir les violations de la sécurité des données ou à éliminer les perturbations qui affectent la sécurité des données. En outre, nous utilisons tous les moyens pour garantir que la confidentialité des messages ou la protection de la vie privée ne soit pas indûment compromise lors de l'exécution des actions ci-dessus.

Nous fournissons des informations sur les actions liées à la sécurité des données de nos services et d'autres questions concernant la sécurité des données par le biais de canaux appropriés, tels que notre site Web ou les bulletins des clients.

Afin de prévenir les violations de la sécurité des données et d'éliminer les perturbations affectant la sécurité des données, nous pouvons, entre autres, empêcher la réception de messages électroniques, supprimer les virus et autres logiciels malveillants des messages et prendre d'autres mesures techniques comparables dans les limites autorisées et requises spécifiées dans la législation pertinente. Nous utilisons des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour garder secrets les messages et les données d'identification transmis sur le réseau de communication. Ces actions diminuent le risque que des données vous concernant soient divulguées à des tiers et empêchent toute utilisation abusive ou autre accès non autorisé. Certains de nos services utilisent également des méthodes de cryptage normalisées.

Veuillez noter qu'en tant qu’utilisateur des services d’AROMATEASY, vous devez également utiliser les méthodes les plus appropriées pour assurer votre propre sécurité des données. Nous vous encourageons à stocker et utiliser nos services et vos terminaux avec soin et contrôler leur utilisation, par exemple en utilisant des codes sécurisés et des mots de passe uniques, et d'utiliser des services antivirus et de pare-feu suffisants et les garder ainsi que le système d'exploitation mis à jour.

Communication client et marketing direct

AROMATEASY envoie des messages clients concernant ses produits et services à ses clients.

AROMATEASY envoie également des messages de marketing direct (notion d’intérêt légitime) en format électronique à tous les clients inscrits sur le site Internet. Vous avez le droit d'interdire à AROMATEASY d'envoyer des messages de marketing direct. Vous pouvez interdire le marketing en suivant les instructions incluses dans le message de marketing direct (lien de désabonnement), via votre compte-client ou en contactant notre Service clients.

Merci pour votre confiance.